Kanban
Esta metodología de origen japonés está basada en el método de producción Toyota surgido en los años 40. Su nombre procede de la unión de las palabras Kan, cuyo significado hace referencia al plano visual, y Ban, que significa tarjeta. Así, se puede concluir que esta metodología ágil “hace uso de tarjetas para gestionar, de manera visual, la realización de determinados procesos”. Tal uso de tarjetas es su principal ventaja, ya que permite que Kanban sea una metodología muy sencilla de implementar al sistema y los proyectos de una compañía.
Kanban permite observar de manera clara qué se está haciendo ahora, qué se ha terminado y qué se debe hacer a continuación. Las tarjetas con la información del estado de los proyectos se colocan en un tablero que debe situarse donde todos los miembros del equipo puedan verlo. Si bien la información de dicho tablero se muestra de forma sencilla, también es bastante completa y “contendrá tantas columnas como estados en los que pueda encontrarse un proyecto”.
En Kanban existen una serie de fundamentos que deben seguirse para que la metodología se establezca de la forma correcta dentro de la compañía:
- Visualizar el flujo de trabajo: El tablero ayuda a visualizar todas las tareas del proyecto, tanto realizadas como por realizar. Esto permite al equipo tener una visión más clara del estado del desarrollo.
- Limitar la cantidad de Trabajo en Proceso: Establecer metas asequibles es de gran importancia. Un exceso de trabajo puede acarrear desmotivación entre los miembros del equipo y conllevar a no poder terminarlas.
- Lectura fácil de indicadores visuales: El uso de tarjetas de colores facilitará enormemente la distinción entre tipos de trabajo.
- Realizar un seguimiento del tiempo: Evaluar de forma continuada si se está cumpliendo con los plazos de desarrollo y entrega ayudará a comprender mejor el estado del proyecto.
Pasos para configurar tu estrategia de Kanban
La aplicación del método Kanban implica la generación de un tablero de tareas que permitirá mejorar el flujo de trabajo y alcanzar un ritmo sostenible. Para implantar esta metodología, deberemos tener claro los siguientes aspectos:
Definir el flujo de trabajo de los proyectos
Para ello, simplemente deberemos crear nuestro propio tablero, que deberá ser visible y accesible por parte de todos los miembros del equipo. Cada una de las columnas corresponderá a un estado concreto del flujo de tareas, que nos servirá para saber en qué situación se encuentra cada proyecto. El tablero debe tener tantas columnas como estados por los que pasa una tarea, desde que se inicia hasta que finaliza (p.e: diagnóstico, definición, programación, ejecución, testing, etc.).
Dicho tablero puede ser específico para un proyecto en concreto o bien genérico. No hay unas fases del ciclo de producción establecidas sino que se definirán según el caso en cuestión, o se establecerá un modelo aplicable genéricamente para cualquier proyecto de la organización.
Visualizar las fases del ciclo de producción
Al igual que Scrum, Kanban se basa en el principio de desarrollo incremental, dividiendo el trabajo en distintas partes. Esto significa que no hablamos de la tarea en sí, sino que lo dividimos en distintos pasos para agilizar el proceso de producción.
Normalmente cada una de esas partes se escribe en un post-it y se pega en el tablero, en la fase que corresponda. Dichos post-its contienen la información básica para que el equipo sepa rápidamente la carga total de trabajo que supone: normalmente descripción de la tarea con la estimación de horas. Además, se pueden emplear fotos para asignar responsables así como también usar tarjetas con distintas formas para poner observaciones o indicar bloqueos (cuando una tarea no puede hacerse porqué depende de otra).
Al final, el objetivo de la visualización es clarificar al máximo el trabajo a realizar, las tareas asignadas a cada equipo de trabajo (o departamento), así como también las prioridades y la meta asignada.
Stop Starting, start finishing
Este es el lema principal de la metodología Kanban. De esta manera, se prioriza el trabajo que está en curso en vez de empezar nuevas tareas. Precisamente, una de las principales aportaciones del Kanban es que el trabajo en curso debe estar limitado y, por tanto, existe un número máximo de tareas a realizar en cada fase.
En realidad, se trata de definir el máximo número de tareas que podemos tener en cada una de las fases (p.e: 3 tareas en la fase de planificación; 2, en la fase de desarrollo; una, en la fase de pruebas, etc.) y, por tanto, restringir el trabajo en curso. A esto, se le añade otra idea que, por muy obvia que pueda parecer, la práctica nos demuestra que no es así: no se puede abrir una nueva tarea sin finalizar otra.
De esta manera, se pretende dar respuesta al problema habitual de muchas empresas de tener muchas tareas abiertas pero con un ratio de finalización muy bajo. Aquí lo importante es que las tareas que se abran se cierren antes de empezar con la siguiente.
Control del Flujo
A diferencia de SCRUM, la metodología Kanban no se aplica a un único proyecto, sino que mezcla tareas y proyectos. Se trata de mantener a los trabajadores con un flujo de trabajo constante, las tareas más importantes en cola para ser desarrolladas y un seguimiento pasivo para no tener que interrumpir al trabajador en cada momento.
Asimismo, dicha metodología de trabajo nos permite hacer un seguimiento del trabajo realizado, almacenando la información que nos proporcionan las tarjetas.
Muchos insisten en destacar las ventajas de Kanban respecto a otras metodología ágiles, como puede ser SCRUM. La posibilidad de poder realizar entregas en cualquier momento, cambiar prioridades al vuelo y la visualización perfecta del flujo, son algunos de los puntos que remarcan como elementos diferenciales y de valor. Sin embargo, no podemos decir que exista una metodología mejor que otra sino que dependerá de la naturaleza de la empresa y la forma de organización de sus procesos internos.
Reforcemos esta información:
